À votre arrivée dans l’institution d’accueil, présentez-vous immédiatement au Bureau des Relations internationales de votre institution d’accueil, afin de faire compléter et signer votre attestation de séjour (volet « date d’arrivée ») et faites-la parvenir au BRI de la HEFF, par courrier électronique le plus rapidement possible. Ce n’est qu’à partir de la réception de ce document qu’une première partie de la bourse (80%) vous sera versée.

Dans les 30 jours qui suivent le début du semestre, et avec l’aide de votre coordinateur de département dans l’institution partenaire, vérifiez la faisabilité de votre « learning agreement » en fonction de l’horaire. S’il doit y avoir un changement, vous devez obtenir l’accord de votre coordinateur de département HEFF et utiliser la section « Changes during the mobility » du « learning agreement », la faire signer par les trois parties et la transmettre au BRI. Il ne sera pas accepté de modification au « learning agreement » après ce délai de 30 jours.

Pendant le séjour, vous devez signaler au BRI:

• tout changement de situation
• les éventuels changements de cours dans les 30 jours après le début du semestre
• tout changement éventuel d’adresse électronique ou de n° de GSM.

A la fin du séjour, pensez à :

• faire parvenir au BRI l'attestation de séjour**(volet « date de départ ») complétée et signée,
• compléter votre rapport** en ligne pour la Commission européenne,
• passer le test de langues de la Commission européenne pour la deuxième fois et en envoyer le résultat au BRI
• compléter les fiches d’informations sur l’institution partenaire et sur le logement** qui vous auront été envoyées avant votre retour à la HEFF, et les renvoyer au BRI,
• en cas d'échec ou de suspicion d'échec, avertir le plus vite possible votre coordinateur Erasmus de Département et le BRI,
• vous informer des dates de deuxième session auprès de l’institution partenaire et respecter ce calendrier.

** Toutes ces démarches sont indispensables pour que le BRI puisse procéder à la liquidation de la bourse

Le relevé de notes est envoyé par l’institution partenaire, soit à l’étudiant, soit au BRI HEFF, soit aux deux. Mais le BRI doit disposer d’un exemplaire !

Le cas échéant, le BRI convertit les notes en notes sur 20 (pour tout établissement d’enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-Bruxelles). C’est le Collège de direction de la HEFF qui avalise les notes.

L’étudiant Erasmus est délibéré par le Jury de la HEFF. L’intitulé des cours suivis à l’étranger et les notes obtenues figurent sur le relevé de notes de la HEFF. Il est fait mention de sa mobilité pour études dans le Supplément au diplôme.