La Haute École Francisco Ferrer
de la Ville de Bruxelles
recherche
Un responsable administratif du Département Économique et Social (h/f) à temps plein
Entrée en fonction dès que possible
DOCUMENT-CADRE
Profil de fonction du responsable administratif du département Économique et Social.
Tous les termes masculins sont épicènes.
Cadre institutionnel
Sous la responsabilité du Directeur de département, en collaboration avec les services administratifs généraux, et dans le respect des dispositions statutaires régissant la Haute École Francisco Ferrer ou toute autre disposition réglementaire applicable à l’enseignement supérieur non universitaire subventionné, le Responsable administratif du département Économique et Social organise le travail de l'équipe administrative des secrétariats du département afin d'assurer le bon déroulement des activités administratives liées aux étudiants, enseignants et autres parties prenantes.
Le Responsable administratif du département Économique et Social est l’interlocuteur privilégié des services administratifs généraux pour assurer la mise en oeuvre cohérente des procédures et directives institutionnelles.
Il veille à la mise en application des règlements, élabore des procédures internes et participe activement à l'amélioration continue des processus administratifs du département.
Le responsable administratif du département économique et social pourra bénéficier de formations continues adaptées à son développement professionnel, afin de renforcer ses compétences et de l'accompagner dans l'accomplissement optimal de ses missions.
Missions
Dans le cadre défini par le Directeur-Président et le Directeur du Département Économique et Social, le Responsable administratif peut assumer les fonctions suivantes :
Missions organisationnelles et administratives
- Superviser et coordonner l'équipe administrative des secrétariats du département.
- Veiller à la bonne application des règles et procédures administratives liées à la gestion des étudiants et des enseignants.
- Collaborer avec le responsable juridique de la Haute École dans la phase d’instruction de dossiers disciplinaires d’étudiants et de recours.
- Assurer le suivi des dossiers administratifs propres au département.
- Organiser et optimiser la gestion des documents et archives administratives.
- Collaborer avec les services administratifs généraux pour assurer la cohérence des actions du département avec celles des services généraux de la Haute École.
- Préparer et assurer le suivi des réunions administratives du département, entre autres, des réunions de pilotage dans le cadre des codiplomations, en collaboration avec l’assistant de direction.
Gestion des ressources humaines
- Définir les profils de tâches et organiser la répartition de celles-ci au sein des équipes administratives des secrétariats du Département.
- Veiller au développement des compétences de son équipe par le biais de propositions de formations et d'accompagnements personnalisés.
- Assurer la communication interne et le suivi des informations importantes pour l'équipe.
- Favoriser un climat de travail collaboratif et motivant.
Gestion de projet
- Piloter et coordonner des projets administratifs visant à améliorer l’organisation et l’efficacité du département.
- Assurer la mise en oeuvre des initiatives institutionnelles au sein du département, en collaboration avec les services centraux et les autres départements.
- Veiller à la bonne gestion des ressources et au respect des échéances dans le cadre des projets administratifs.
- Garantir l’alignement des projets du département avec les objectifs du plan stratégique de la Haute École.
- Faciliter la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes impliquées dans les projets.
Amélioration continue et digitalisation
- Proposer des actions d'amélioration pour optimiser les processus administratifs du département.
- Accompagner l’équipe dans l’utilisation des plateformes et outils numériques afin de respecter les directives et pratiques institutionnelles d’harmoniser les usages des différents départements.
- Mettre en place des indicateurs de suivi de la performance administrative des secrétariats.
Compétences transversales
- Faire preuve d’esprit d'équipe et leadership.
- Avoir un excellent sens de l'organisation.
- Faire preuve de rigueur.
- Faire preuve d’une bonne maitrise des outils bureautiques et numériques.
- Démontrer d’excellentes capacités relationnelles et communicationnelles.
- Avoir la capacité à travailler dans un environnement en constante évolution.
- Être orienté solutions.
Compétences spécifiques
- Démontrer une bonne connaissance du fonctionnement administratif d'un département et/ou d’un établissement d’enseignement supérieur.
- Avoir de bonnes compétences en matière de lecture et d’application des règlements académiques et des dispositions réglementaires applicables à l’enseignement supérieur non universitaire subventionné.
- Faire preuve d’excellentes compétences en gestion d'équipe et organisation du travail.
- Être force de proposition pour l’amélioration des processus.
Aspects pratiques du poste
- Le Responsable administratif du département Économique et Social est placé sous l'autorité du Directeur de département.
- Il travaille en collaboration étroite avec les services administratifs généraux de la Haute École.
- Ses missions peuvent évoluer en fonction des besoins de l'établissement et des orientations stratégiques du département.
- Les prestations peuvent avoir lieu en soirée, en raison de certains cours donnés en horaires du soir.
Conditions d'accès
Conditions requises pour un emploi de niveau 1 (détenteur d’un master universitaire).
Une expérience préalable en gestion d'équipe est souhaitée.
Procédure pour postuler :
En vue de pourvoir à la fonction de Responsable administratif du Département Économique et Social, les autorités de la Haute École lancent un appel à candidatures.
Le dossier de candidature comprend :
- Un curriculum vitae, reprenant les expériences significatives, professionnelles, de management ou autres sur lesquels le candidat estime pouvoir prendre appui pour prétendre au poste ;
- Une lettre de motivation ;
- Une copie du diplôme.
Les candidatures sont à envoyer au service Ressources Humaines à l’adresse heff.rh@he-ferrer.eu jusqu’au 21 avril 2025.