Adjoint·e administratif·ve ou Attaché·e pour le secrétariat du département Technique

POSTE : Niveau 2 + ou Niveau 1. Disponible dès que possible. Temps plein

FONCTION :

• Assurer les permanences du secrétariat Technique ainsi que la gestion de toutes les tâches administratives afférentes à la vie du département

TÂCHES :

• Ouverture et accueil du secrétariat dès 7h30 (présentiel et téléphonique) 
• Gestion quotidienne :
  • des modifications d’horaires de dernière minute (absence, modification de local, extra-muros, réservation d’une classe, récupération, …) (Hyperplanning)
  • des besoins en matériel 
  • des affichages (carnet OS, Icampus, valves )
  • des certificats médicaux
• Manipulation de GESTAC :
  • Encodage des Unités d’enseignement (UE) et Activités d’apprentissage (AA)
  • Encodage des Programmes Annuels des Etudiants (PAE)
  • Encodage des points
  • Pilotage des délibérations
  • Edition des documents (attestations, feuilles de notations, PV de délibération, bulletins, listes de présence  diplômes, suppléments, …)
• Création des horaires de quadrimestre et de session d’examens en collaboration avec les coordinateurs.
• Coordination administrative des Commissions d’Admission et de Validation des Programmes (CAVP) et suivi des dossiers
• Gestion administrative des conventions de stage (fiches de renseignement, convention, tableau récapitulatif des promoteurs et titres)
• Gestion administrative des recours
• Relais vers la logistique (bon de réparation, assurance accident, …)
• Gestion des commandes (fournitures de bureau, extras) avec les coordinateurs de section
• Gestion des dépenses (demandes de dépenses, factures) avec le service comptabilité
• Appui pour l’organisation des événements (JPO, cérémonie, visite qualité …)
• Gestion de l’archivage papier (documents, examens « écrits », …) et numérique (TFE/stage, historique des documents ProEco , GESTAC..) 
• Support à la direction (convocation enseignant/étudiant, rédaction de PV, affichages, …)
• Surveillances ponctuelles lors des examens
• Appui aux stewards lors des alertes incendies (+ rapport pour la logistique)

COMPETENCES :

• Maîtriser les outils Office 365, ProEco, Hyperplannning, Moodle ou présenter un intérêt pour s’y former rapidement 
• Présenter des qualités humaines d’accueil
• Présenter des qualités de collaboration au sein de l’équipe (Secrétariat virtuel)
• Savoir structurer son travail, en assurer le suivi et établir des priorités
• Savoir rédiger avec une syntaxe et une orthographe correctes